Comment intégrer l'IA dans votre travail quotidien et inciter votre équipe à l'utiliser également

Tout comme exercer ou maîtriser une nouvelle langue, travailler efficacement avec l’intelligence artificielle nécessite de développer de nouvelles habitudes (ainsi que de désapprendre certaines anciennes). Et la bonne nouvelle ? Des études montrent que ces habitudes se traduisent par une amélioration de la productivité, de la créativité, de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et par un plus grand plaisir au travail.

Voici ce que j'ai appris après un an d'adaptation à l'IA : des habitudes, des astuces et des changements de mentalité qui ont fait la différence.

Commencer une nouvelle habitude peut être intimidant. Choisir quelque chose de simple avec une grande récompense (comme animer des réunions) peut vous aider à prendre de l'ampleur et à commencer à établir vos habitudes en matière d'IA .

Si votre emploi du temps est comme le mien, vous savez à quel point les appels consécutifs peuvent être écrasants, c'est pourquoi les réunions ont été les premiers endroits où j'ai commencé à intégrer l'IA dans ma journée de travail. Il y a quelques habitudes qui ont changé ma vie :

Si j'arrive un peu tard, je demande à l' IA de me rattraper et de résumer ce qui a été discuté pour que je puisse adhérer directement. Ou si j'ai manqué un commentaire lors d'une réunion en temps réel, je peux poser la question à la technologie au lieu d'interrompre la discussion et de demander à quelqu'un de la répéter.

Je l'utilise également pour suivre les actions, les décisions que nous avons prises et générer un résumé, que je partage ensuite dans le chat de la réunion pour m'assurer que tout le monde est d'accord. Cela signifie que vous devez vous entraîner à demander des détails à l' IA pour obtenir ce dont vous avez besoin, comme qui a dit quoi, quels étaient les points clés, si mon nom a été mentionné et quelles prochaines étapes ont été discutées.

Si vous avez besoin d'un coup de pouce supplémentaire pour vous souvenir, essayez de définir un rappel lorsque vous démarrez ou terminez votre premier appel de la journée. J'ai découvert qu'à mesure que mon équipe et moi prenions cette habitude, cela nous permet à tous d'être plus présents dans la conversation et moins concentrés sur la prise de notes ou le suivi des changements.

Le temps est notre ressource la plus précieuse, et l’IA peut nous aider à le consacrer à d’autres choses que parcourir nos e-mails. En fait, nos recherches montrent que 62 % des employés estiment passer trop de temps dans leur journée de travail à rechercher des informations. Certaines habitudes clés en matière d’IA m’ont sauvé du déluge d’e-mails et m’ont soulagé de tous les lire.

Ce qui m'a fait gagner le plus de temps, c'est de demander à l' intelligence artificielle de résumer de longs fils de conversation, afin que nous puissions voir ce que nous avons décidé et où nous en sommes arrivés, sans avoir à parcourir des allers-retours interminables de réponses.

Je peux passer plus de temps à répondre et moins de temps à faire défiler les messages en demandant à l' IA « Quoi de neuf dans ma boîte de réception ? » pour trouver immédiatement les messages les plus prioritaires, au lieu de parcourir chaque ligne d'objet et d'expéditeur entre les réunions.

Et cela peut m’aider à réagir plus rapidement sans sacrifier le style. J'écris mes pensées et mes réactions sous forme de question, et l' IA en fait une première ébauche complète que je peux rapidement modifier et peaufiner avant de l'envoyer.

Maintenant, je demande à l'assistant génératif quelles sont les tendances avant même d'ouvrir ma boîte de réception, me rappelant constamment de résumer avec l'IA , et non de survoler. Si vous avez besoin d'un rappel virtuel, essayez de vous envoyer un e-mail avec la nouvelle habitude ou le nouveau conseil dans la ligne d'objet et de le mettre en haut de votre boîte de réception.

Une fois que vous avez appris à utiliser l'IA pour vous aider à surmonter le stress des réunions et du courrier électronique, la prochaine étape de l'intégration de la technologie consiste à l'introduire dans le processus créatif. En fait, 68 % des premiers utilisateurs déclarent que l’IA les aide à relancer le processus créatif et 57 % déclarent qu’elle les rend plus créatifs.

Je me suis spécialisé en journalisme à l'université, mais j'ai toujours le blocage de l'écrivain ! Qu'il s'agisse d'une idée que j'essaie de décrire de manière plus succincte ou que j'ai du mal à commencer à écrire sur une page blanche, je me tourne vers l'IA lorsque je me heurte à un mur.

Cela peut m'aider à trouver de nouvelles façons de dire les choses, à suggérer comment rendre les concepts plus compréhensibles ou à démarrer une première ébauche à partir d'un brainstorming.

Je l'utilise également lorsque j'ai besoin d'une nouvelle perspective. Je peux me demander : « Comment un sceptique réagirait-il à ce billet de blog ? ou "À quels contre-arguments dois-je penser lors de la rédaction de cette proposition ?"

También puedo ser aún más específico y pedir la opinión de un público determinado: “¿Qué cambios podría plantearme hacer en una Keynote si quisiéramos que llegara a una amplia audiencia de usuarios finales en redes sociales, además de a los altos ejecutivos que están en directo dans la salle?".

Vous avez déjà rejoint. Comment intégrer votre équipe ? Une chose surprenante que j’ai apprise sur l’intégration de l’IA sur le lieu de travail est sa nature virale. Montrez à un collègue une nouvelle astuce amusante ou une superbe présentation générée par l'IA et vous les rendrez accro.

Favoriser une culture de partage de trucs et de conseils permet également de renforcer constamment cette habitude avec de nouveaux trucs et astuces. Lorsque nous commençons à intégrer l’IA dans notre travail quotidien et à partager ce que nous en avons fait, nous aidons les autres à voir le potentiel et à commencer à explorer la technologie par eux-mêmes. Ce sont mes conseils préférés pour commencer à faire de même.

Demandez aux managers d'identifier un utilisateur expérimenté dans leur équipe pour présenter ses apprentissages lors d'une réunion de tout le personnel et partagez régulièrement des trucs et astuces avec vos collègues.

Offrez une incitation : demandez aux employés de proposer des moyens créatifs d'automatiser ou d'augmenter les processus et les produits existants grâce à l'IA , et offrez un prix pour celui qui a le plus d'impact.

Créez un forum où les employés peuvent partager rapidement et facilement certains de leurs meilleurs conseils et les plus inspirants pour que leurs pairs puissent les voir et les essayer par eux-mêmes. Il n'est pas nécessaire que ce soit compliqué pour avoir un impact : je participe à une discussion de groupe de personnes partageant leurs nouveaux conseils préférés, et ce sont quelques-unes de mes notifications préférées de la journée.

Je me souviens de l'année dernière et je n'arrive pas à croire que je travaillais sans IA , en faisant défiler manuellement tous les e-mails (ou en manquant les plus importants) et en regardant des documents vierges et un curseur clignotant. En même temps, je sais que l’apprentissage ne s’arrête jamais, en particulier avec les nouvelles innovations en matière d’IA qui ouvrent de nouvelles possibilités en permanence.

Alors, que vous utilisiez déjà l'IA dans votre travail ou que vous ayez besoin de vous lancer, je vais vous dire ce que je me dis : commencez petit et grandissez avec le temps. Comme pour toute habitude, choisissez quelque chose de simple et faites-le de manière cohérente ; puis ajoutez le changement suivant et continuez à prendre de l'ampleur. Ne soyez pas dur avec vous-même lorsque vous commencez et pratiquez. Je continuerai également à pratiquer et à partager ce que j'apprends en cours de route.

(*) Colette Stallbaumer est co-fondatrice de WorkLab et directrice générale de Copilot chez Microsoft.

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